Stacks Image p2_n16

Zemský archiv v Opavě

Soukromoprávní původci

    • Nové právní normy

      Nové právní normy v archivnictví platné od 1. 7. 2012

      Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen "archivní zákon") a další související zákony

    • Nejdůležitější změny

      Nejdůležitější změny a zásady od 1. 7. 2012:

      • Možnost zřizování soukromých archivů na základě akreditace ministerstva vnitra.

      • Kontrola soukromých archivů a jejich zřizovatelů příslušným státním archivem.

      • Kontrola vlastníků a držitelů archiválií vedených v evidenci Zemského archivu v Opavě.

      • Kontrola subjektů vykonávajících koncesovanou živnost „vedení spisovny“.

      • Kontrola soukromoprávních původců ve vztahu k zákonné povinnosti uchovávat dokumenty z přílohy č. 1 „archivního zákona“ (§ 3 odst. 2 "archivního zákona").

    • Povinnost uchovávat

      Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených zákonem (§ 3 odst. 2 "archivního zákona"):

      • obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 „archivního zákona“,

      • politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti.

      • notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 „archivního zákona“.

      • Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií je v „archivním zákoně“ nově stanovena i právním nástupcům soukromoprávních původců, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci.

      • V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.

    • Metodika a vzory

      Soukromoprávní původci (původci uvedení v § 3 odst. 2 „archivního zákona“)

      mají povinnost uchovávat dokumenty podle Přílohy č. 1 archivního zákona. Ostatní dokumenty mohou vyřazovat sami podle vlastních interních směrnic, vždy však s ohledem na příslušná ustanovení jiných právních předpisů, které stanovují skartační lhůty pro určité typy dokumentů (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení v platném znění, zákon č. 235/2004 Sb. o DPH v platném znění apod.).

      Do kontaktu s archivem se soukromoprávní původci dostanou ve chvíli, kdy zažádají o výběr archiválií mimo skartační řízení z dokumentů podle Přílohy 1, nebo kdy si s archivem dohodnou periodicitu tohoto výběru (§ 11 odst. 2 "archivního zákona").

      V platnosti stále zůstáva možnost soukromoprávních původců rozhodnout se pro provádění výběru archiválií a pro vyřazování dokumentů ve skartačním řízení (§ 7 odst. 2 „archivního zákona“).

      Vybrané archiválie jsou v obou případech vzaty příslušným archivem do evidence Národního archivního dědictví, zůstávají však ponechány v péči původce (vlastníka).

      Vzor žádosti o výběr archiválií mimo skartační řízení (formát PDF)

      Vzor žádosti o skartaci a výběr archiválií ve skartačním řízení (formát PDF)

      Vzor žádosti o vyřazení dokumentů ve skartačním řízení (formát PDF)

      Zabezpečení dokumentů v souvislosti se zánikem organizace a prohlášením konkurzu (formát PDF)

      Koncesovaná živnost "Vedení spisovny" (formát PDF)

      Pokyn ředitele odboru archivní správy MV, kterým se specifikují podklady pro rozhodnutí o akreditaci nebo pro prokázání splnění podmínek stanovených v § 61 zákona č. 499/2004 sb. (formát PDF)