Stacks Image p2_n16

Zemský archiv v Opavě

Veřejnoprávní původci

    • Právní normy v archivnictví

      Základní právní předpisy v oblasti archivnictví a spisové služby

      Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon") a další související zákony

      Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

      Vyhláška 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů

    • Související právní předpisy

      Další předpisy související se spisovou službou. Například:

      • Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů (platnosti ukončena k 18. 09. 2016)

      • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,

      • Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích),

      • Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

      • Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

      • Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů,

      • Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,

      • Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů,

      • Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů v platném znění, ve znění pozdějších předpisů,

      • Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,

      • Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů,

      • Zákon č. 297/2016 Sb., zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce,

      • Zákon č. 298/2016 Sb., zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ,

      • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV čá. 57/2017).

    • Povinnosti původců

      Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií ve skartačním řízení mají:
      (§ 3 odst. 1 "archivního zákona")

      • organizační složky státu,
      • ozbrojené síly,
      • bezpečnostní sbory,
      • státní příspěvkové organizace,
      • státní podniky,
      • územní samosprávné celky,
      • organizační složky územních samosprávných celků vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k "zákonu",
      • právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k "zákonu",
      • vysoké školy,
      • školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,
      • zdravotní pojišťovny,
      • veřejné výzkumné instituce,
      • právnické osoby zřízené zákonem

      (uvedení původci jsou označování jako „veřejnoprávní původci“)

      POZN.: Do kategorie veřejnoprávních původců již nadále nepatří notáři. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených „archivním zákonem“ jim však byla zachována (viz § 3 odst. 2 písm. c/ „archivního zákona“) s tím, že tato povinnost nadále platí již jen ve vztahu k dokumentům vyjmenovaným v příloze č. 1 „archivního zákona“.

      Veřejnoprávní původci jsou povinni:

      • uchovávat dokumenty, vyřazovat dokumenty a provádět výběr archiválií ve skartačním řízení,
      • uchovávat dokumenty v digitální podobě, tj. do doby provedení výběru archiválií zajistit věrohodnost původu těchto dokumentů, neporušitelnost jejich obsahu a čitelnost, tvorbu a správu metadat k těmto dokumentům a připojení údajů prokazující existenci dokumentu v čase,
      • vydat spisový řád jehož povinnou součástí musí být spisový a skartační plán,
      • při převádění dokumentů dle § 69a „archivního zákona“ pořizovat a podepisování „ověřovací doložky“,
      • ve smyslu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce podepisovat e-dokumenty stanoveným typem e-podpisu (e-pečeti) a opatřovat je časovým razítkem.

      GDPR a povinnost původců uchovávat dokumenty

      Povinnost stanovená veřejnoprávním původcům v § 3 platného znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon“), tj. povinnost uchovat dokumenty a umožnit archivu provést z nich výběr archiválií, není nařízením GDPR (nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES ) nikterak dotčena. Původci uvedení v citovaném § 3 zákona jsou i nadále povinni umožnit výběr archiválií z dokumentů, a to bez toho, že by tyto byly předtím anonymizovány nebo šifrovány. V této souvislosti připomínáme, že dle čl. 17 odst. 3 nařízení GDPR jsou archivy oprávněny ukládat dokumenty včetně osobních údajů v nich případně obsažených. V archivnictví se rovněž uplatňuje výjimku z práva „být zapomenut“ (viz čl. 17 nařízení GDPR). V případě, že z dokumentů či spisů budou nevratně vymazány osobní údaje bez toho, že by předtím bylo archivu umožněno posoudit hodnotu těchto dokumentů při výběru ve skartačním nebo mimo skartační řízení, dojde ze strany původců dokumentů k naplnění skutkové podstaty některého z přestupků definovaných § 74 zákona, za což původcům hrozí sankce.

    • Metodika a vzory

      Veřejnoprávní původci

      Národní digitální archiv a skartace dokumentů v elektronických systémech spisové služby (formát PDF)

      Podepisování digitálních dokumentů v návaznosti na zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (informace pro veřejnoprávní původce v dohledu Zemského archivu v Opavě)

    Tento web používá k analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace