ZEMSKÝ ARCHIV V OPAVĚ

Identifikace osob a podepisování digitálních dokumentů

V souvislosti s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (tzv. EIDAS) a dále v souvislosti se zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, Zemský archiv v Opavě (dále rovněž jen „ZAO“, nebo „archiv“) upozorňuje právnické i fyzické osoby obracející se na archiv s žádostmi v úředních záležitostech, a to prostřednictvím datových zpráv doručovaných jak do datové schránky archivu (ID: yzmaix7), tak i prostřednictvím emailů zasílaných na úřední emailovou adresu archivu ( e-podatelna@zao.archives.cz), na následující skutečnosti.

Fyzické osoby

Fyzická osoba, která má zřízenu datovou schránku (a tato je funkční) může k podání úřední žádosti použít tuto datovou schránku. Žádost doručená z datové schránky žadatele do datové schránky archivu má být v souladu s ustanovením platného znění vyhlášky č. 259/2012 Sb. vyhotovena ve výstupním datovém formátu, tj. ve formátu PDF/A, a opatřena elektronickým podpisem žadatele.

Fyzická osoba, která nemá zřízenu datovou schránku, zašle žádost v úřední věci vyhotovenou v elektronické formě na úřední emailovou adresu archivu, tj. na adresu e-podatelna@zao.archives.cz. Za účelem možnosti ztotožnění žadatele je v tomto případě nutné, aby v žádosti byly (kromě údajů o věci, které se žádost týká) uvedeny rovněž všechny následující údaje o žadateli: jméno, příjmení, datum narození a adresa trvalého bydliště. Jelikož k podání žádosti slouží úřední emailová adresa centrály archivu, ale vyřizovat ji v rámci ZAO může některý z okresních archivů, součástí žádosti by měla být i informace, které organizační součástí archivu je žádost určena (pakliže je tato informace žadateli známa).

Jelikož všechna archivu doručená úřední podání musí být zpracována v elektronickém systému spisové služby (ESSS), pak bude-li žádost v úřední věci doručena na jinou zveřejněnou emailovou adresu archivu, bude žadatel vyzván, aby své podání zaslal na úřední emailovou adresu archivu, která prostup do ESSS archivu umožňuje.

Právnické osoby

Právnické osoby, které mají zřízenu datovou schránku, při doručování úředních elektronických podání adresovaných ZAO primárně využijí ISDS a předmětné podání zašlou do datové schránky archivu. Pro takto doručované datové zprávy plátí, že musí být vyhotoveny ve výstupním datovém formátu, tj. ve formátu PDF/A, že musí být v souladu s ustanoveními § 5, § 6 a § 7 zákona č. 297/2016 Sb. opatřeny stanoveným typem elektronického podpisu oprávněné osoby, resp. v § 8 - § 10 téhož zákona vyjmenovaných a určených případech opatřeny stanoveným typem elektronické pečeti, a jsou-li předmětné datové zprávy zasílány archivu veřejnoprávním podepisujícím (pečetícím), pak musí být rovněž opatřeny kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.

Využijí-li právnické osoby k zaslání úředního podání výše uváděnou úřední emailovou adresu archivu, pak takto doručovaná datová zpráva musí obsahovat všechny rozhodné údaje z hlavičkového papíru původce, musí být vyhotovena ve výstupním datovém formátu a musí být opatřena stanoveným typem elektronického podpisu, nebo elektronické pečeti a v přídech veřejnoprávních podepisujících či pečetících i kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem.