Badatel je povinen seznámit se před studiem s Badatelským řádem Zemského archivu v Opavě.
Po vstupu do prostor badatelny si u pracovníka badatelny vyzvednete klíček, zapíšete se do knihy návštěv a odložíte si svrchní oděv a zavazadla (včetně tašky na notebook) do skříněk. Počet témat, která se rozhodnete studovat v našem archivu v průběhu jednoho roku, není omezen. Při první návštěvě v novém kalendářním roce a také při každé změně tématu studia se zaregistrujete pomocí Badatelského listu. V elektronické podobě jej vyplní pracovník pověřený dozorem v badatelně na základě vašich osobních dokladů (občanský průkaz, pas) a po konzultaci s vámi poté potvrdíte správnost údajů na vytištěném formuláři svým podpisem, včetně souhlasu se zpracováním osobních údajů. Tyto údaje uvedené v badatelském listu jsou zpracovávány pro účely ochrany archiválií, slouží pouze pro vnitřní potřebu archivu a nejsou poskytovány třetím stranám.

Archivní materiál je možno si vyhledat a objednat několika způsoby:
1) přes funkci KOŠÍK v aplikaci DIGITÁLNÍ ARCHIV (většina archivních pomůcek je dostupná online v elektronické formě)
2) vyhledáním v tištěných archivních pomůckách a následném vyplnění žádanky při osobní návštěvě badatelny (nejlépe několik dní před plánovaným studiem)
3) telefonicky nebo mailem (zejména pokud již znáte citaci fondu) zapobocka@ol.archives.cz; +420 585 236 127; +420 585 236 130

Po obdržení elektronické objednávky či předání žádanky v badatelně se s vámi pracovník studovny dohodne na termínu předložení. V případě studia aktového materiálu je nutná jeho foliace, která může podle množství archiválií a objednávek trvat od jednoho do 14 dnů
Objednávku archivního materiálu považujeme za závaznou a po vyhledání a rezervaci archiválií ji připojíme k vašemu badatelskému listu.
Při posuzování množství archiválií předkládaných na jeden návštěvní den zohledňujeme jejich fyzický stav, provozní podmínky a technické možnosti archivu, význam a účel nahlížení. Předkládá se jen takové množství, které je v souladu s rozměry a kapacitou úložných prostor v badatelně a jehož počet a stav při vracení může dozor v badatelně bez obtíží zkontrolovat - nejvýše 5 svazků úředních knih (včetně matrik), 5 studijních mikrofilmů, 5 kartonů nebo 10 inventárních čísel archivního materiálu. Větší objednávky přijímáme, ale budou rozděleny podle aktuálních možností a obsazení badatelny.

Jsou-li již k dispozici studijní kopie pro uživatelské účely (mikrofilmy, elektronické, elektrografické kopie), nebudou vám archiválie předloženy v originále. Matriky zveřejněné online na digi.archives.cz nebudou v badatelně předkládány vůbec a je možné je využívat jen tímto způsobem.

Archivní materiál vám zpravidla připravíme k nahlížení nejdříve na následující den. O lhůtě potřebné k vyhledání konkrétního materiálu vás vždy informuje dozor v badatelně. Po skončení studia vrátíte předložené archiválie dozoru v badatelně a současně oznámíte, zda je chcete odložit do příští návštěvy (maximálně po dobu 30 kalendářních dní z důvodu ochrany archiválií), nebo mohou být založeny. Před odchodem z badatelny ještě potvrdíte svým podpisem soupisku archiválií, které vám byly tento den zapůjčeny ke studiu.
Na počkání vám předložíme také existující studijní kopie archiválií.
Knihy a časopisy z archivní knihovny vám můžeme předložit v den objednávky. Studium archivního materiálu, knih a periodik je výhradně prezenční.

V badatelně lze fotit archiválie digitálním fotoaparátem bez blesku, pokud není stanoveno jinak. Povolení k fotografování vystavuje služba v badatelně. Není možné používat kontaktní skenery, o použití bezkontaktního skeneru rozhoduje vedoucí pobočky na základě fyzického stavu archiválií.
Seznam církevních fondů v olomoucké pobočce Zemského archivu v Opavě (PDF), jejichž vlastníkem je Arcibiskupství Olomoucké. Tyto fondy jsou v pobočce deponovány na základě Smlouvy o úschově archivních fondů a jednotlivých archiválií, uzavřené mezi Arcibiskupstvím Olomouckým a Zemským archivem v Opavě dne 21.2.2006. K pořizování fotografií, kopií a jejich publikování je nutný souhlas Arcibiskupství Olomouckého prostřednictvím Arcibiskupského archivu. Kontaktní adresa: Arcibiskupský archiv, Biskupské nám. 841/2, 779 00 Olomouc, 587 405 225, archiv@ado.cz. Elektronický formulář pro žádosti o povolení fotoreprodukcí naleznete na webových stránkách Arcibiskupský archiv Olomouc. Archiválie uložené v těchto fondech je nutné před předložením ke studiu v badatelně foliovat.

Na zakázku vám zhotovíme a zpoplatníme jen ty druhy kopií, které jsou uvedeny v Ceníku služeb poskytovaných Zemským archivem v Opavě.
Kopie je možné si objednat přímo v badatelně, kde za tímto účelem vyplníte formulář Objednávka služeb a úkonů a předáte jej dozoru v badatelně.
Z matrik a archiválií poškozených se z důvodu jejich ochrany kopie na objednávku nepořizují. Pořizování velkoformátových archiválií provádí fotodílna v opavské centrále vždy na základě individuálního posouzení a technických možností.
Množství reprodukcí je omezeno kapacitou fotodílny, která pracuje pro pobočku Olomouc a Státní okresní archiv v Olomouci. Objednávky jsou vyřizovány podle vytížení, zpravidla ve lhůtě do 30 kalendářních dnů.

Před zahájením fotografování vlastním digitálním fotoaparátem vyplníte formulář Žádost o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení a současně si jej necháte ověřit podpisem dozoru badatelny. V průběhu této činnosti vypisujete do příslušných rubrik formuláře citace fotografovaných archiválií. Formulář odevzdáte při odchodu z badatelny jako přílohu k Vašemu badatelskému listu.

Používání blesku je z důvodu ochrany archiválií zakázáno.

Reprodukce zhotovené na zakázku nebo vlastním reprodukčním zařízením jsou určeny výhradně pro vaši vlastní studijní potřebu. V případě jejich zveřejnění, ať tiskem nebo elektronicky, je třeba vyžádat si písemný souhlas našeho archivu.

Na mailové adrese zapobocka@ol.archives.cz si můžete rezervovat archiválie ke studiu, pokud nejsou rezervovány již jiným badatelem. Uveďte přesné označení archiválií (fond, inv. číslo, karton) a datum, ke kterému mají být připraveny.
Žádosti o rezervaci archiválií je třeba zaslat v pracovní den nejméně jeden den před návštěvou archivu, a to do 12:00 hod. Později zaslané žádosti nebudeme moci z kapacitních důvodů vyřídit.