Základní právní předpisy v oblasti archivnictví a spisové služby

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon") a další související zákony (znění účinné od 01. 01. 2022 - 31. 12. 2022)

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon") a další související zákony (znění účinné od 01. 07. 2024)

Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů (znění účinné od 01. 02. 2022 - 30. 06. 2023)

Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů (znění účinné od 01. 07. 2023 - 30. 06. 2024)

Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů (znění účinné od 01. 07. 2024)

Vyhláška 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (znění účinné od 01. 01. 2022)

Další předpisy související se spisovou službou. Například:

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,

• Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích),

• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

• Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

• Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,

• Zákon č. 111/2019 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů

• Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,

• Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů,

• Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů v platném znění, ve znění pozdějších předpisů,

• Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,

• Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů,

• Zákon č. 297/2016 Sb., zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce,

• Zákon č. 298/2016 Sb., zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ,

• Zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci,

• Zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti, ve znění pozdějších předpisů,

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV čá. 57/2017) - platný do 30. 06. 2023

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV čá. 42/2023) - platný od 01. 07. 2023

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV čá. 62/2024) - platný od 01. 09. 2024

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV čá. 85/2024) - platný od 15. 12. 2024

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií ve skartačním řízení mají:
(§ 3 odst. 1 "archivního zákona")

• organizační složky státu,
• ozbrojené síly,
• bezpečnostní sbory,
• státní příspěvkové organizace,
• státní podniky,
• územní samosprávné celky,
• organizační složky územních samosprávných celků vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k "zákonu",
• právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k "zákonu",
• vysoké školy,
• školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,
• zdravotní pojišťovny,
• veřejné výzkumné instituce,
• právnické osoby zřízené zákonem

(uvedení původci jsou označování jako „veřejnoprávní původci“)

POZN.: Do kategorie veřejnoprávních původců již nadále nepatří notáři. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií za podmínek stanovených „archivním zákonem“ jim však byla zachována (viz § 3 odst. 2 písm. c/ „archivního zákona“) s tím, že tato povinnost nadále platí již jen ve vztahu k dokumentům vyjmenovaným v příloze č. 1 „archivního zákona“.

Veřejnoprávní původci jsou povinni:

• uchovávat dokumenty, vyřazovat dokumenty a provádět výběr archiválií ve skartačním řízení,
• uchovávat dokumenty v digitální podobě, tj. do doby provedení výběru archiválií zajistit věrohodnost původu těchto dokumentů, neporušitelnost jejich obsahu a čitelnost, tvorbu a správu metadat k těmto dokumentům a připojení údajů prokazující existenci dokumentu v čase,
• vydat spisový řád jehož povinnou součástí musí být spisový a skartační plán,
• při převádění dokumentů dle § 69a „archivního zákona“ pořizovat a podepisování „ověřovací doložky“,
• ve smyslu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce podepisovat e-dokumenty stanoveným typem e-podpisu (e-pečeti) a opatřovat je časovým razítkem.

Nástroje národního digitálního archivu - validátory SIP a PDF/A, archivní portál

Informační listy pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě

  Podepisování digitálních dokumentů v návaznosti na zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (informace pro veřejnoprávní původce v dohledu Zemského archivu v Opavě)

Příručka pro původce k provádění elektronického skartačního řízení pomocí Národního archivního portálu

Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě a jejich odesílání (vydáno MV ČR - odborem archivní správy)

Metodika k novele vyhlášky č 259/2012 Sb. (vydáno MV ČR - odborem archivní správy, červen 2023)

Metodika k přechodným obdobím (01. 07. 2023 - 31. 12. 2025) (vydáno MV ČR - odborem archivní správy, červen 2023)

Metodika práce se jmenným rejstříkem (vydáno MV ČR - odborem archivní správy, červen 2023)

Metodika práce s typovým spisem (vydáno MV ČR - odborem archivní správy, červen 2023)

Popis zásadní změn v Národním standardu platném od 01. 07. 2023 (vydáno MV ČR - odborem archivní správy, červen 2023)

Informace Národního archivu v Praze k paragrafu 3a zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění (vydal Národní archiv v Praze, prosinec 2024)

Vzor žádosti veřejnoprávního původce o posouzení návrhu na výběr “A“ a na vyřazení dokumentů “S“ ve skartačním řízení realizovaném přes Národní archivní portál

Vzorový spisový řád pro původce vykonávající spisovou službu v elektronickém systému spisové služby

Vzorový spisový řád pro původce vykonávající spisovou službu v listinné podobě

Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností_aktualitace 2024 (vydáno MV ČR - odborem archivní správy a spisové služby)

Vzorový spisový a skartační plán pro mateřské školy

Vzorový spisový a skartační plán pro příspěvkové organizace - společná část

Vzorový spisový a skartační plán pro střední školy

Vzorový spisový a skartační plán pro základní školy

Vzorový spisový a skartační plán pro základní umělecké školy

Vzor žádosti veřejnoprávního původce o posouzení návrhu na výběr dokumentů skupiny “A“ a na vyřazení dokumentů skupiny “S“ ve skartačním řízení

Vzor žádosti veřejnoprávního původce o posouzení návrhu na vyřazení dokumentů skupiny “S“ ve skartačním řízení

GDPR a povinnost původců uchovávat dokumenty

Povinnost stanovená veřejnoprávním původcům v § 3 platného znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon“), tj. povinnost uchovat dokumenty a umožnit archivu provést z nich výběr archiválií, není nařízením GDPR (nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES ) nikterak dotčena. Původci uvedení v citovaném § 3 zákona jsou i nadále povinni umožnit výběr archiválií z dokumentů, a to bez toho, že by tyto byly předtím anonymizovány nebo šifrovány. V této souvislosti připomínáme, že dle čl. 17 odst. 3 nařízení GDPR jsou archivy oprávněny ukládat dokumenty včetně osobních údajů v nich případně obsažených. V archivnictví se rovněž uplatňuje výjimku z práva „být zapomenut“ (viz čl. 17 nařízení GDPR). V případě, že z dokumentů či spisů budou nevratně vymazány osobní údaje bez toho, že by předtím bylo archivu umožněno posoudit hodnotu těchto dokumentů při výběru ve skartačním nebo mimo skartační řízení, dojde ze strany původců dokumentů k naplnění skutkové podstaty některého z přestupků definovaných § 74 zákona, za což původcům hrozí sankce.

Více k problematice Nařízení (EU) 2016/679