ZEMSKÝ ARCHIV V OPAVĚ

V rámci předmětu své činnosti plní zejména tyto úkoly:

a) spravuje svěřenou část Národního archivního dědictví (NAD) a zajišťuje všestrannou péči o ni,
b) podle metodických pravidel zpracovává archivní fondy a sbírky a vyhotovuje k nim archivní pomůcky,
c) přejímá přírůstky archiválií, zajišťuje delimitace archiválií, zpracovává lokaci svěřených archivních fondů,
d) pravidelně kontroluje fyzický stav archiválií a zajišťuje odstraňování zjištěných závad ve spolupráci s 2. oddělením,
e) vyřizuje písemné žádosti badatelů vyhledáváním a zpracováním požadovaných údajů, vyhledává a do badatelny předkládá ke studiu požadované archiválie,
f) zajišťuje činnost badatelny v Opavě,
g) zajišťuje a koordinuje provádění archivních soupisů,
h) podílí se na vědecko-výzkumné činnosti zemského archivu v oblasti archivnictví a příbuzných vědních oborů a na publikační činnosti.

V rámci předmětu své činnosti plní zejména tyto úkoly:

a) vede evidenci Národního archivního dědictví v obvodu působnosti zemského archivu v elektronické i fyzické podobě, vede evidenci archivních pomůcek zemského archivu a provádí metodickou a kontrolní činnost na úseku evidence archiválií a zpracování archivních pomůcek,
b) zhotovuje zabezpečovací a studijní reprodukce archiválií a zajišťuje další kopírování archiválií pro vnitřní i badatelskou potřebu,
c) vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury,
d) koordinuje kulturní a výstavní aktivity zemského archivu,
e) podílí se na vědecko-výzkumné činnosti zemského archivu v oblasti archivnictví a příbuzných vědních oborů a na publikační činnosti.

V rámci předmětu své činnosti plní zejména tyto úkoly:

a) provádí metodickou a kontrolní činnost pro odborná oddělení zemského archivu a jeho vnitřní organizační jednotky,
b) na území v působnosti zemského archivu vykonává dohled na spisovou službu veřejnoprávních původců, posuzuje návrhy spisových řádů a spisových a skartačních plánů, posuzuje skartační návrhy a rozhoduje o výběru archiválií,
c) vede evidenci spisoven subjektů se sídlem na území v působnosti zemského archivu,
d) zajišťuje přípravu přebírání archiválií veřejnoprávních původců po provedeném skartačním řízení a archiválií zanikajících původců,
e) na území v působnosti zemského archivu vykonává kontrolní činnost podle zákona č. 255/2012 Sb. (kontrolní řád),
f) rozhoduje o vhodnosti prostor k provozování koncesované živnosti „vedení spisovny“ a v rozsahu stanoveném „archivním zákonem“ provádí kontrolu činnosti komerčních spisoven,
g) podílí se na vědecko-výzkumné činnosti zemského archivu v oblasti archivnictví a příbuzných vědních oborů a na publikační činnosti.

V rámci předmětu své činnosti plní zejména tyto úkoly:

a) sestavuje návrh rozpočtu zemského archivu včetně jeho vnitřních organizačních jednotek, sleduje jeho čerpání, provádí rozpočtová opatření,
b) zabezpečuje materiálně technické vybavení zemského archivu a jeho vnitřních organizačních jednotek,
c) vede evidenci finančních prostředků, movitého a nemovitého majetku zemského archivu a provádí jejich inventarizaci,
d) zpracovává dokumentaci programového financování a zabezpečuje realizaci nových stavebních i strojních investic, zajišťuje dokumentaci staveb,
e) rozpracovává metodiku, usměrňuje a kontroluje nakládání vnitřních organizačních jednotek s poskytnutými zálohami na provoz jejich činnosti; zajišťuje vnitřní audit,
f) vede evidenci a prostřednictvím pověřených specialistů kontroluje stav výpočetní techniky a softwarového vybavení organizačních článků zemského archivu,
g) eviduje smluvní vztahy zemského archivu a kontroluje jejich dodržování,
h) provádí správní řízení o uložení sankce,
i) kontroluje stavební a technický stav a zajišťuje stavební údržbu objektů zemského archivu,
j) zajišťuje činnosti zemského archivu na úseku požární bezpečnosti, bezpečnosti práce, energetiky a vodohospodářství.

Oddělení při zabezpečení výkonu předmětu činnosti archivu zejména:

a) zajišťuje příslušnými organizačními a administrativními úkony výkon funkce ředitele archivu a odpovídá za zajišťování jeho řídící činnosti a plnění úkolů při realizaci výkonu předmětu činnosti archivu,
b) v souladu s pokyny ředitele archivu organizuje a koordinuje činnost jednotlivých organizačních článků archivu,
c) plní funkci podatelny a zabezpečuje výkon spisové služby archivu,
d) organizuje autoprovoz pro organizační články archivu se sídlem v Opavě,
e) zajišťuje administrativu spojenou s vydavatelskou a publikační činností archivu,
f) zajišťuje provoz a běžnou údržbu zařízení a vybavení nemovitostí užívaných odděleními archivu v Opavě,
g) zajišťuje materiálně technické vybavení oddělení archivu v Opavě a koordinuje zajišťování materiálně technického vybavení organizačních článků archivu.

Oddělení při zabezpečení výkonu předmětu činnosti archivu zejména:

a) zajišťuje správu a provoz webových stránek a dalších informačních systémů archivu a ve spolupráci s oddělením pro evidenci, využívání a ochranu fondů a sbírek prezentaci digitalizovaných archivních pomůcek a archiválií v informačních systémech archivu,
b) zabezpečuje materiálně technické vybavení archivu výpočetní a komunikační technikou, včetně její údržby, oprav a obnovy,
c) koordinuje implementaci nových softwarových a hardwarových řešeni a podílí se na jejich vývoji,
d) ve spolupráci s ekonomicko-provozním oddělením zpracovává dokumentaci programového financování v oblasti výpočetní a komunikační techniky,
e) koordinuje činnost organizačních článků archivu v oblasti informatiky,
f) zabezpečuje proškolování uživatelů výpočetní techniky.

V rámci předmětu své činnosti provádí konzervátorské a restaurátorské práce, vyhodnocuje fyzický stav archiválií a odstraňuje zjištěné závady.

V rámci předmětu své činnosti plní zejména tyto úkoly:

a) zajišťuje komplexní koordinaci a rozvoj organizačních vztahů a systemizace,
b) zajišťuje personální agendu zemského archivu,
c) zajišťuje přípravu a vzdělávání zaměstnanců.

- zajišťuje úkoly vyplývající ze zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů
(zákon o finanční kontrole) ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcí vyhlášky č. 416/2004 Sb..
- ve své činnosti vychází a postupuje ve shodě se Standardy pro profesionální praxi interního auditu.
- funkce interního auditu a pravomoci a povinnosti auditora jsou stanoveny ve Statutu interního auditu Zemského archivu v Opavě.

- zjišťuje, jsou-li jsou při činnostech v Zemském archivu v Opavě dodržovány právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy.
- zjišťuje, zda rizika vztahující se k činnostem Zemského archivu v Opavě jsou včas rozpoznávána a zda jsou přijímána odpovídající
opatření k jejich vyloučení, nebo zmírnění.
- zjišťuje, zda jsou plněna provozní a finanční kriteria stanovená zákonem, tj. efektivnost, hospodárnost a účelnost.
- podává řediteli Zemského archivu v Opavě zprávy o zjištěních z provedených auditů vč. doporučení k přijetí nápravných opatření.
- zajišťuje konzultační činnost, jejíž obsah tvoří zvláště doporučení ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému,
k předcházení nebo zmírnění rizik a k přijímání opatření k nápravě nedostatků zjištěných interním auditem.
- zpracovává plány interních auditů, projednává jejich přípravu s ředitelem Zemského archivu v Opavě, který tyto plány schvaluje.
- zpracovává roční zprávu o výsledcích interního auditu, které předkládá řediteli Zemského archivu v Opavě.
- plní další úkoly uložené ředitelem Zemského archivu v Opavě.

Náplň činnosti spočívá v:

- výkonu komplexních právních činností v oboru státní služby a archivnictví,
- vypracovávání právních výkladů a stanovisek, aplikaci právních předpisů a zastupování služebního úřadu v soudních a obdobných případech,
- posuzování práv na náhradu škody a na zadostiučinění za nemajetkovou újmu způsobenou nezákonným rozhodnutím nebo nesprávným úředním postupem,
- prošetřování oznámení podezření ze spáchání protiprávního jednání ve služebním úřadu.